Central de Organização e Reserva de Eventos

Você organiza.O CORE evita o conflito.

Reserva de espaços e materiais para organizações que não podem errar a agenda. Se alguém pedir um horário que já está ocupado, o CORE barra o pedido na hora.

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Nada para instalar Funciona no celular Dados separados por organização

O CORE por dentro

Cada pessoa no seu papel

Cargos e permissões

Quem pede, quem analisa
e quem decide

Um por organização. Configura tudo e dá a palavra final nos pedidos.

Aprova ou recusa

Decide os pré-registros, mesmo quando dois disputam o mesmo horário. A decisão fica no histórico.

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Cria cargos sob medida

Além dos quatro prontos, monta outros e escolhe o que cada um pode fazer.

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Transfere a gerência

Confirma com a própria senha, e a troca só vale depois do aceite de quem assume.

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Cuida da operação: espaços, materiais, pessoas e a análise dos pedidos.

Analisa os pedidos

Confirma o que foi aprovado pela gestão.

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Anota para a equipe

A observação interna fica na reserva, e quem pediu não vê.

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Cadastra espaços e materiais

Com categoria, capacidade, antecedência mínima e espaços conjugados.

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Convida a equipe

O convite vai por e-mail, com um código no formato XXXX-XXXX e um link que já o preenche.

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Puxa os relatórios

A ocupação de cada espaço neste mês, semestre ou ano, com exportação em CSV.

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Vê o que está livre e faz os próprios pedidos.

Pede tudo de uma vez

Espaço, horário, montagem, desmontagem e materiais no mesmo formulário.

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Recebe outras opções

Se o horário estiver ocupado, o CORE sugere até 3 horários livres próximos.

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Não perde o que digitou

O formulário fica guardado no navegador. Se a internet cair, é só retomar.

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Acompanha a agenda sem mexer em nada.

Vê a semana ou o mês

Cada reserva aparece com a etiqueta de status.

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Filtra por espaço e status

Mostra só um auditório, ou só o que ainda espera aprovação.

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Busca pelo título

Acha o evento digitando parte do nome.

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Um espaço para cada evento

Espaços ligados entre si, como dois auditórios separados por uma divisória. Quando um é reservado, o outro fica ocupado junto.

Auditório 1 e Auditório 2

Com um evento no 1, o 2 fica ocupado no mesmo horário.

A vida
de uma
reserva

Todo pedido passa pelas mesmas etapas. O CORE confere se o horário está livre. Dois pedidos podem disputar o mesmo horário, e cada passo vai para o histórico.

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Conflito
Sugestões
Pré-registro
Disputa
Aprovada
Histórico
  1. Conflito
  2. Sugestões
  3. Pré-registro
  4. Disputa
  5. Aprovada
  6. Histórico

Nada faltano dia

O material sai do estoque na montagem e volta na desmontagem.

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A montagem entra na conta

Se o lançamento é às 19h e a montagem começa às 14h, o espaço fica ocupado desde as 14h. Quem pedir o mesmo espaço para as 15h recebe o aviso de conflito.

A reserva não pode ser gravada

Auditório já está reservado neste horário.

21/10, 14:00 às 21/10, 23:00 Lançamento do produto

Quem pede fica sabendo na hora

O CORE soma o que já foi pedido para o mesmo período e barra o pedido que passar do estoque.

Saldo de materiais no período
MaterialTotalEm usoLivre
Projetor862
Cadeira1209030
Microfone sem fio624

Pedido: 3 projetores.

Excesso barrado: restam 2

Não há Projetor suficiente para este período.

Fluxo de aprovação

Deixe o pedido fluir

O CORE confere cada pedido antes de ele chegar a quem analisa. Se o horário estiver ocupado, o pedido volta com até 3 horários livres.

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Caminho de um pedido: alguém pede e o CORE confere horário, materiais e antecedência. Com o horário ocupado, o pedido volta com até 3 horários livres próximos. Com tudo certo, vira pré-registro. Dois pré-registros podem disputar o mesmo horário, e a gestão aprova ou recusa.
  1. Alguém faz um pedido
  2. O CORE confereHorário, materiais e antecedência
    1. Horário ocupado
      Volta com sugestõesAté 3 horários livres próximos
    2. Tudo certo
      Vira pré-registroA equipe escolhe quanto tempo espera a decisão
      1. AprovadaCom a etiqueta na agenda
      2. Ou é recusadoO cliente recebe o motivo

Númerosprontos

Chegue à reunião de diretoria com a ocupação de cada espaço já calculada.E acompanhe o dia a dia num painel que você monta.

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Seu painel, do seu jeito

Escolha os cartões, arraste para mudar a ordem e ajuste o tamanho de cada um. Quando o cartão aceita mais de um gráfico, o CORE marca o recomendado e explica o motivo. Você segue a dica se quiser.

O painel só muda depois que você clica no lápis e confirma em Salvar. Cancelar volta para como estava.

O período numa tela

Escolha este mês, este semestre ou este ano. O relatório mostra a ocupação por espaço e por categoria, as horas ocupadas, a taxa de confirmação e quem mais reserva.

Exportar CSV
O mesmo relatório da tela, em planilha.
Imprimir ou salvar em PDF
Pela impressão do próprio navegador.

Sob controle

  • Permissões por cargo

    Gerente, Gestor, Agendador e Visualizador já vêm prontos. Precisa de outro? O Gerente cria um novo.

  • Um Gerente só

    Passar o cargo adiante pede a senha dele e o aceite de quem assume.

  • Histórico de cada decisão

    Envio, análise, aprovação, recusa e cancelamento ficam registrados com o nome de quem fez e o horário.

  • Senha trocada, sessão encerrada

    Quando a senha muda, as sessões abertas caem. O login também tem limite de tentativas e só aceita e-mail confirmado.

  • Dados isolados

    Cada organização só enxerga os próprios espaços, reservas e pessoas.

  • Encerrar a organização apaga os dados

    O Gerente pode encerrar quando quiser, e espaços, reservas e categorias são apagados junto.

O que muda

Antes era assim

O dia a dia com planilha e mensagem, e como ele fica no CORE.

  • Conflito de horário

    Com planilha, mensagens e e-mail:Dois pedidos para o mesmo horário só aparecem quando as duas equipes chegam à sala.

    Com o CORE:O segundo pedido é barrado na hora, e quem pediu já vê até 3 horários livres próximos.

  • Consulta da agenda

    Com planilha, mensagens e e-mail:Confirmar um horário livre é mandar mensagem e esperar resposta.

    Com o CORE:Toda a equipe abre a agenda e vê o que está livre. Quem pode reservar clica no horário vazio e já começa o pedido.

  • Prazo de resposta

    Com planilha, mensagens e e-mail:O pedido se perde entre e-mail, mensagem e planilha compartilhada.

    Com o CORE:Todo pedido segue o mesmo caminho, e a equipe escolhe quanto tempo espera a decisão.

  • Quem decidiu

    Com planilha, mensagens e e-mail:Ninguém sabe ao certo quem aprovou o quê, nem quando.

    Com o CORE:É só abrir a reserva para ver quem decidiu e quando.

  • Materiais

    Com planilha, mensagens e e-mail:O projetor prometido para duas salas só falta no dia do treinamento.

    Com o CORE:Se não sobrar projetor naquele horário, o pedido não passa.

  • Permissões

    Com planilha, mensagens e e-mail:Qualquer pessoa com acesso à planilha pode mudar qualquer coisa.

    Com o CORE:Cada pessoa só mexe no que o cargo dela permite.

Para quem não podeerrar a agenda

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Centros corporativos

O auditório que se abre para o vizinho

O auditório 1 e o 2 dividem a mesma área. Reservar um ocupa o outro no mesmo horário, e ninguém marca reunião do lado de lá da divisória.

Espaços de coworking

A internet caiu no meio do pedido

Um membro reserva a sala pelo celular e perde o sinal no elevador. Quando o sinal volta, o pedido está do jeito que ele deixou. Se o envio sair duas vezes, a reserva continua sendo uma.

Espaços de eventos e cultura

O palco monta desde a tarde

O espetáculo é às 20h, mas a montagem ocupa o teatro desde as 13h. O CORE conta a montagem e a desmontagem, e o teatro aparece ocupado para quem tentar marcar um ensaio nesse intervalo.

Organizações do terceiro setor

Cadeiras contadas

As oficinas de sábado dividem as mesmas cadeiras e o mesmo projetor. Cada pedido desconta do saldo daquele horário, e quando as cadeiras acabam, o próximo pedido é barrado.

Instituições de ensino

O laboratório já tinha turma

Alguém pede o laboratório para terça às 10h, mas o horário já é de outra turma. Na mesma tela aparecem até 3 horários livres próximos, e a pessoa leva um deles para o pedido ali mesmo.

Perguntas de quem decide

O CORE serve para qualquer tipo de organização?

Serve para qualquer empresa ou organização em que mais de uma pessoa reserva salas, auditórios e equipamentos. Cada uma cadastra os próprios espaços e define os cargos da equipe.

Como o CORE evita que duas pessoas reservem o mesmo espaço?

Dois pré-registros podem pedir o mesmo espaço e horário: os dois ficam marcados em disputa, e só a gestão decide qual passa. Contra uma reserva já aprovada, o CORE barra na hora e mostra até 3 horários livres próximos.

Quanto tempo leva para um pedido ser aprovado?

Quem registra o pedido escolhe quanto tempo esperar a decisão, com 7 dias como padrão. Se o prazo passar sem decisão, o pedido ganha o sinal de abandonado, mas continua na agenda até alguém decidir.

Quem pode aprovar ou mudar uma reserva?

Depende do cargo. O Gerente aprova e recusa; o Gestor confirma, e pode aprovar se o Gerente liberar; o Agendador registra e confirma os próprios pedidos; o Visualizador só acompanha a agenda. E o Gerente pode criar outros cargos além desses quatro.

Dá para saber quem aprovou o quê e quando?

Sim. O histórico de cada reserva mostra quem enviou, analisou, aprovou, recusou ou cancelou, com data, hora e o parecer, quando houver.

O sistema controla o material, ou só o espaço?

Os dois. O material sai do saldo na montagem e volta na desmontagem. Se alguém pedir mais do que existe naquele período, o pedido é barrado.

Quem vê os dados da minha empresa?

Todo mundo que faz parte da sua organização vê a agenda e as reservas dela, e o cargo define o que cada pessoa pode fazer. Outra organização não vê nada. A equipe da plataforma vê os dados de cadastro da organização e quantos espaços e pessoas ela tem, mas não abre as reservas. E se o Gerente encerrar a organização, os espaços, as reservas e as categorias dela são apagados.

É preciso instalar alguma coisa?

Não. O CORE abre no navegador, no computador ou no celular.

Feito para quem organiza espaços

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